Die Abwicklung der Reisekostenabrechnung erfolgt über das Sekretariat des Büros für Gender und Diversity.
Wenn Reisen jeweils anteilig aus Lehrstuhl- und aus Zielvereinbarungsgeldern finanziert werden sollen, dann muss die Gesamtabrechnung der Reise zuerst aus Lehrstuhlgeldern vorfinanziert werden. Nach Auszahlung der Reisekosten von der ZUV über die Reisekostenstelle, stellt der Lehrstuhl eine Rechnung mit BKZ (Buchungskennzeichen) über den aus den Zielvereinbarungen bewilligten Betrag an das Büro für Gender und Diversity.
Als Anlage muss eine Kopie der „Auszahlungsanordnung der Reisekosten“, eine Kopie des Bewilligungsschreibens sowie der Erfahrungsbericht beigefügt werden.
Erfolgt eine Reisekostenabrechnung nur über das Büro für Gender und Diversity, werden die folgenden Unterlagen benötigt:
- Reisekostenabrechnung Naturwissenschaftliche Fakultät
- das Original des genehmigten Dienstreiseantrages (sofern nicht bereits im Original vorliegend),
- sämtliche Originalbelege,
- Bei Flugreisen: auch die Bordkarten! (Ohne Bordkarten erfolgt keine Abrechnung!);
- nur Originalrechnungen (Hotel, et cetera);
- nur Originalbelege (Tagungsgebühr, et cetera);
- Kreditkartenabrechnungen: Diese werden nur zusammen mit einem Original, aus welchem die Höhe der Tagungsgebühr eindeutig hervorgeht anerkannt: zum Beispiel Programm oder ähnliches. Die Kreditkartenabrechnung allein ist nicht ausreichend.
- einen Erfahrungsbericht (circa 1 Din A4 Seite), in dem Sie Ergebnisse und Nutzen der Tagung für Ihre wissenschaftliche Laufbahn beschreiben.
Wichtig: Bitte achten Sie auf Vollständigkeit: Unterschrift; Name, Adresse, Bankverbindung, Kostenstelle Ihres Lehrstuhls, etc. Nur vollständig ausgefüllte Unterlagen können weiterbearbeitet werden.
Bitte schicken Sie die oben aufgeführten Unterlagen per Hauspost an das Büro für Gender und Diversity.
